האינטרנט הינו כלי אדיר לביצוע פעולות מקוונות רבות ,ובין היתר, להנפקת מסמכים שונים ולשליחתם הלאה. אחד הנושאים החשובים והמשמעותיים ביותר בכל עסק הוא ביצוע פעולות חשבונאיות שונות. בשוק קיימות תוכנות מגוונות להנהלת חשבונות ורובן כוללות הנפקת חשבוניות מס ללקוחות. ניתן למצוא תוכנות אשר מתמקדות בעיקר בהנפקת חשבונית מס קבלה, חשבוניות עסקה, קבלות, ומסמכים חשבונאים אחרים. כל מי שרוכש או משתמש בתוכנה כזאת נכנס באחת לתוך עולם מקוון ודיגיטלי אשר תורם רבות לניהול החשבונאי היעיל של העסק שלו.
להלן 7 סיבות להתחדש בחשבונית דיגיטלית
- חיסכון בזמן ובכסף – הוצאת חשבונית כזאת מתבצעת בהקלדה פשוטה ומהירה. ניתן לשלוח אותה בצורה מקוונת. כל התהליך נעשה בפרק זמן קצר נמדד בדקות ספורות. אם משווים את הפעולה הנ"ל להוצאת חשבונית על ניירת משלוח שלה בדואר או בדרכים רבות אזי ניתן להבחין מיידית בחיסכון בזמן. בנוסף, קיים חיסכון רב בהוצאות כספיות. עלות הפקת חשבונית דיגיטלית אפסית. ההוצאות הן, בעיקר על שירותי חברת התוכנה. אין צורך בניירת, במעטפות, בבולי דואר בהגעה לתיבת הדואר לצורך שליחת המעטפות וכדומה.
- ריכוז מידע ויעילות שימוש – ניתן לקבל דו"חות שונים במהירות רבה ובין היתר: דו"חות יומיים, שבועיים ושנתיים. כולל ריכוז שנתי של חשבוניות, מחזורים חודשיים ועוד. ניתן לשחזר בקלות חשבוניות ולשלוח העתקים. ניתן לשלוח במקביל כל חשבונית או קבלה למספר אנשים. למשל, להנהלת חשבונות ולמזמין העבודה וכן הלאה. יש השקה בין חשבונית עסקה לקבלה המוצאת בגינה ועוד. מערכת חשבונאית זאת חכמה מאוד ותפעולה פשוט מאוד. כל פעולה נעשית שלב אחרי שלב ובצורה מובנית ללא אפשרות לטעויות. ניתן ללמוד אותה בקלות ואין צורך בהכשרת עובדים מורכבת מדי. מבחינה טכנית, היא איננה טועה לעולם להבדיל מבני אנוש היכולים לבצע טעויות שונות. הטעויות העיקריות שעלולות להתבצע הן בהקלדת נתונים, במשלוח ללקוחות הלא נכונים וכיוצא בזה.
- התאמה לכל סוג עסק – מתאימות לכל ישות עסקית: עוסק פטור, עוסק מורשה או חברה בע"מ. מבחינת החוק – חברה בע"מ ועוסקים מורשים חייבים להשתמש בחשבוניות מס ואילו עוסק פטור חייב רק בהוצאת קבלה. ואת שניהם ניתן לקבל בכל תוכנה כזאת
- עיצוב על פי הטעם והצרכים – ניתן לכתוב את שם העסק בצורה בסיסית אבל בהחלט ניתן להוסיף לוגו, צבעים רצויים ופרטים נוספים על פי הטעם. העיצוב נשאר לתמיד.
- נגישות – הפקת מסמך מכל מקום ומכל מכשיר המחובר לאינטרנט כולל הסמארטפון.
- אישור על ידי רשויות המס – חברות המשווקות או משכירות את התוכנה מקבלות אישור לשימוש בהן על ידי רשויות המס. האישור נעשה בתהליך מיוחד מול נציגי מס הכנסה ולאחר קבלתו מורשית החברה לשווק אותה ללקוחות השונים. בעת הנפקת החשבונית או הקבלה נרשם עליה כי היא נחתמה דיגיטלית וכל מי שמקבל אותה יודע כי הסכומים הרשומים בה מוכרים בהוצאותיו.
- תרומה לאיכות הסביבה – אין ניירת המיוצרת בתהליכי ייצור, עיבוד ושיווק הפוגעים בסביבה. אין שימוש בעצים ובחומרי הגלם נוספים לייצורה ועוד.
רכישה מספק בעל מוניטין
מומלץ להקדים ולה שתשמש בתוכנות אלו מאחר והן תורמות לייעול כל הניהול החשבוני לסוגיו. מומלץ לשכור שירותים מחברת לינט אשר בעלת מוניטין ואף מספקת תמיכה טכנית 24/7. ניתן לקבל מסלולי שימוש שונים בתעריפים מגוונים. התעריף נקבע על פי המסלול כאשר הפשוט ביותר הוא מסלול של הוצאת חשבונות ללא שדרוגים נוספים. התעריפים הינם זולים, יחסית, ביחס לכל שיטת עבודה אחרת ומקלים מאוד על כל המערכת החשבונית הקיימת.
צילום: pixabay
