עובד ממוצע מדפיס 10,000 עמודים בשנה, מתוכם 30% מעולם לא נקראים. במבט ראשון זה נשמע כמו בזבוז קטן, אבל כשמכפילים את המספרים על פני כל העובדים בכלכלה הישראלית, המדובר בהוצאה של כ-2.5 מיליארד שקל בשנה על הדפסות מיותרות. זו לא רק בעיה סביבתית – זו דליפה כספית עצומה שרוב החברות לא מודעות אליה.
הבעיה מתחילה כשחברות לא מפקחות על הרגלי ההדפסה של העובדים. מכונות צילום מתקדמות מספקות דוחות מפורטים על כמויות ההדפסה, אבל מעטים מנהלים בודקים אותם. התוצאה: עובדים מדפיסים באופן אוטומטי כל מייל, מצגת או מסמך – לרוב "למקרה שיהיה צורך".
הסיבות הנסתרות לבזבוז הדפסות
הגורם הראשון הוא תרבות ארגונית. רבים מהמנהלים הבוגרים עדיין מעדיפים לעבוד עם מסמכים מודפסים, מה שיוצר לחץ על העובדים להדפיס הכול. הגורם השני הוא חוסר מודעות לעלויות – עובדים לא מבינים שהדפסת עמוד אחד עולה כ-50 אגורות כשמחשבים נייר, דיו, בלאי המכונה ועלויות תחזוקה.
הגורם השלישי הוא הרגל. מחקרים מראים שעובדים מדפיסים מסמכים "לבטח" גם כשאין צורך אמיתי, רק כי זה מרגיש יותר מאובטח. במיוחד נפוץ זה בישיבות – כל משתתף מקבל עותק מודפס של המצגת שמוצגת על המסך.
השפעת הטכנולוגיה על הבזבוז
למרות שהטכנולוגיה הדיגיטלית אמורה הייתה להפחית את השימוש בנייר, היא דווקא העצימה אותו. עם האפשרות להדפיס בקלות ממחשבים, טאבלטים וסמארטפונים, כמות ההדפסות רק גדלה. אנשים מדפיסים מיילים, מאמרים מהאינטרנט, ומפות גוגל – דברים שבעבר לא היו קיימים בכלל.
כמו כן, מכונות הצילום המודרניות מקלות מאוד על הדפסות מרובות. לחיצה אחת יכולה להדפיס מאות עותקים, וכשהעובד לא בטוח כמה אנשים יגיעו לישיבה, הוא מדפיס "עם מרווח".
פתרונות מעשיים לחיסכון
הפתרון המיידי הוא הפעלת מערכת ניטור הדפסות עם קודי משתמש אישיים. כשעובדים יודעים שההדפסות שלהם נמדדות, הם פתאום הופכים זהירים יותר. פתרון נוסף הוא קביעת מכסת הדפסות חודשית לכל עובד – כשהמכסה גומרת, צריך אישור מנהל.
כמו כן, מומלץ להגדיר הגדרות ברירת מחדל של "הדפסה דו-צדדית" ו"איכות טיוטה" במכונות הצילום. שינויים קטנים אלה יכולים לחסוך עד 40% מעלויות ההדפסה.
לסיכום
מלחמת הנייר הנסתרת עולה לחברות הישראליות מיליוני שקלים בשנה, אבל הפתרון פשוט יחסית. השילוב של מודעות, טכנולוגיה וניהול נכון יכול לחסוך לחברה הממוצעת 30-50% מעלויות ההדפסה. זה לא רק טוב לכיס – זה גם טוב לסביבה.
